Пропавший архив хранило ООО «Архив ликвидированных предприятий». Среди документов, которые он собирал и хранил, есть так называемые документы о личном составе (о трудовом стаже, размере заработной платы, условиях труда). На основании этих документов будущие пенсионеры в некоторых случаях (к примеру, если утеряна трудовая книжка) подтверждали трудовой стаж, условия работы и размер заработка, что влияет на размер будущей пенсии.

Архив собирал и хранил документы о 30 ликвидированных предприятиях Ростовской области общим объемом более 25 000 единиц на бумажных носителях.

Частный архив был образован в 1999 году, учредителями выступили региональная Ассоциация конкурсных управляющих и ООО «Архивариус». Все три организации были зарегистрированы по одному адресу в центре Ростова-на-Дону. Как объяснила начальник отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования и использования архивных документов Комитета по управлению архивным делом администрации Ростовской области Валентина Цыхно, частный архив собирал и хранил документы о личном составе на основании своего устава, соответствующей лицензии и договора между ним и администрацией РО. В 2006 году у частного архива закончился срок действия лицензии, договор между ним и администрацией РО продлен не был.

Но частные архивариусы продолжали собирать и хранить документы, а также выдавать справки по запросам граждан (стоимостью от 300 до 500 рублей за экземпляр). Как объяснили работники отделения Пенсионного фонда по Ростовской области, справки дают гражданам РФ право на определенный, так сказать, заслуженный размер пенсии. Без них — пенсия назначается в минимальном размере.

Все было нормально до осени 2010 года. Тогда на частный архив в Комитет по управлению архивным делом стали поступать жалобы от граждан (в том числе из других регионов и других стран), которые не получали ответа на свои запросы, сделанные с января по середину сентября.

Тем временем частный архив продолжал работу. Сбой произошел 25 июля. В тот день в архив за справкой о зарплате в советские времена пришла Любовь Ляшенко. С 1974 по 1997 год она работала на заводе «Красный Аксай», ликвидированном в конце 90-х. Но на дверях арендуемого архивом помещения висело объявление о прекращении работы по техническим причинам. Ростовчанка пришла на следующий день и увидела новое объявление: «Архив переехал». Куда — не указано. По словам охранников, организация вывозила кипы бумаг несколько дней.

Комитет по управлению архивным делом администрации Ростовской области попытался самостоятельно найти сотрудников частного архива, но по указанным адресам (в том числе домашним) их не оказалось. Власти обратились в областную прокуратуру с заявлением о пропаже организации и архива.